İş dünyasının son trendi remote ya da hibrit çalışma sistemleri. 2020 pandemisinin insanlığı mecbur bıraktığı evden çalışma organizasyonu, bir noktadan sonra pek çok sektör için verimli ve yaratıcı bir alışkanlık haline geldi. Durum böyle olunca pek çok işletme çalışanların işlerini evden yürütebilmelerine olanak sağlayacak yeni yapılanmalar üzerinde çalışmaya başladı.
Artık çalışanlar güne evlerinde kahvelerini içerek başlıyor, belgelerini mobil cihazları ve dizüstü bilgisayarlarından düzenliyor, hatta toplantılarına online olarak evlerinden katılıyor. Özellikle soğuk kış aylarında salgın hastalıkların yayılmasını önlemek adına da uzaktan ve hibrit çalışma düzenleri son derece faydalı.
Faydalarıyla ön plana çıkan bu sistem kimilerinin aklında bazı soruların ortaya çıkmasına da neden oluyor. Örneğin, resmî belgelerin imzalanması, resmi toplantıların yapılması evden çalışırken nasıl mümkün olabilir? Çünkü bilinen eski düzende tüm bu süreçler yalnızca fiziksel görüşmeler ve ıslak imza ile gerçekleştirilebiliyordu. Peki uzaktan ve hibrit çalışanlar için resmi toplantı ve belge imzalama süreçlerinde fiziksel temas hala tek koşul mu? Yanıtımız teknoloji sağ olsun ki “Hayır!” Artık bu süreçleri de evden tam resmi geçerlilikle tamamlamanın son derece etkili yolları bulunuyor. Gelin, bu yollara kısaca bir bakalım!
Üst düzey yöneticilerin bir araya geldiği ve kuruluşlar için en kritik konuların karara bağlandığı genel kurul toplantıları artık online olarak yapılabiliyor. Geçerli katılımcı sayısının sağlandığı ve katılımcıların kimliklerinin uzaktan doğrulandığı bu resmi toplantılar resmi olarak fiziksel toplantılar ile aynı geçerliliğe sahip. Özel işletmelerin genel kurul toplantıları gibi kâr amacı gütmeyen dernek, vakıf gibi kuruluşların toplantıları da artık bu yolla gerçekleştirilebiliyor.
Resmi nitelikli toplantılara uzaktan katılma imkânı ise çalışanlara ve işverenlere şu katkıları sağlıyor:
Genel kurul toplantıları ve diğer birleşmelerin online olarak gerçekleştirilmesinin bunlar gibi daha pek çok faydası bulunuyor.
Tamamı resmî sonuçlar doğuran önemli genel kurul toplantılarında katılımcıların kimlik tespitlerinin doğru yapılması büyük önem taşıyor. Zira kötü niyetli kimselerin kimlik tespiti açıklarından faydalanarak kurum ve kuruluşlara zarar verecek eylemlerde bulunması söz konusu olabilir. Kara para aklama, terör suçları ve finansal suçlar bu eylemlerin bazıları.
Söz konusu kritik durumların ortaya çıkmaması için online toplantılarda yüksek güvenlikli kimlik tespiti ve doğrulama teknolojilerinin kullanılması şart. Bunun için mevzuata uygun uygulama ve yazılımların kullanılması gerekiyor. Uzaktan kimlik doğrulama adımlarında kimlik belgesinin geçerliliğinin kontrol edilmesi ardından kimlik içindeki biyometrik veriler ile kişinin gerçek verilerinin karşılaştırılmasının ardından kimlik doğrulama adımları tamamlanıyor.
Online toplantıların bir diğer konusu ise toplantıda karara bağlanan konuların resmi olarak kayıtlara geçirilmesi. Toplantı notlarından karar belgelerine, iş sözleşmelerinden yapılan oylamaların sonuçlarına kadar pek çok konu online toplantılarda katılımcıların imzaları ile tamamlanıyor. Peki, bu şekilde imzalanan belgelerin yasal geçerliliği var mı?
Elektronik ve dijital ya imza kullanımı bu noktada devreye giriyor. PDF ya da Word’e imza atma işlemi yapmaya olanak tanıyan bir platformun toplantı uygulamasına entegre edilmesi ile sorun ortadan kalkıyor. Katılımcıların e-İmza, mobil imza ve T.C. kimlik kartlarında bulunan e-İmza sertifikası ile imzalama işlemi yapmasını sağlayan bir platform ise kullanımda pratikliğin en önemli unsurları arasında yer alıyor. Bütün bu özelliklere sahip en kullanışlı platform ise kuşkusuz ki Aç Bak İmzala!
Aç Bak İmzala online genel kurul toplantıların sonunda imzalanacak belgeleri en güvenli ve kolay yoldan imzalamanın en iyi yolu. Anlık olarak imzalama işlemi yapmanızı sağlayan bu sistem ile toplantılarda hiçbir aksama olmadan karar belgelerini ve diğer tüm dokümanları saniyeler içinde imzalayabilirsiniz. e-İmza nasıl çalışır, diye merak ediyorsanız şu blog yazımıza da göz atabilirsiniz. e-İmza fiyatları ile ilgili ayrıntılı bilgi içinse ücretler ve paketler sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.
Haydi, siz de tüm toplantılarda en güvenli yoldan belge imzalamayı denemek için Aç Bak İmzala’yı 15 gün ücretsiz deneyin!
