Çalışanların izin süreçlerinin programlanması, yönetici ve çalışan arasındaki iletişimin kurulması, işlerin hiçbir adımda aksamadan yürütülebilmesi için insan kaynakları yönetimi son derece kritik bir konu. Peki, tamamen sosyal ilişkilere dayalı olan bu alanda hem çalışanları hem yöneticileri mutlu etmek mümkün mü? Çalışanların insan kaynakları ile iletişime geçebilecekleri sağlıklı ve hızlı bir kanal bulmak her zaman o kadar kolay olmayabilir. Hele ki resmi yetki gerektiren konularda çalışan ve yönetici arasındaki belge imzalama trafiği, iki taraf için de oldukça yorucu olabilir. Bu durumu ortadan kaldırmak içinse çözüm aslında çok basit. Belge imzalama ve arşivleme süreçlerinde elektronik imza kullanmak. Gelin, insan kaynakları alanında e-İmza kullanmanın faydalarına birkaç farklı açıdan hep birlikte bakalım.
Özel işletmelerde ya da kamuda çalışan mutluluğu gerçekleştirilen işini yakından etkileyen bir unsur. Çalışanın mutluluğu ve işletmenin verimliliği ile doğru yönetilen insan kaynakları ile yakından ilişkili. Süreçlerin hızlı ve sorunsuz bir biçimde ilerlemesi, çalışan ve yönetici arasındaki iletişimin doğru kurulması, çalışanların kendi aralarında yürüttükleri işlerin aksama yaşanmadan tamamlanması çalışan mutluluğunu etkileyen önemli unsurlar arasında yer alıyor. Çalışanların hizmet verdikleri işletmelere karşı kendilerini güvende ve bağlı hissetmeleri de bir diğer önemli konu.
Peki, çalışan mutluluğu ile e-İmza arasında nasıl bir bağlantı olabilir? Haydi e-İmza kullanan ve e-İmza kullanmayan iki insan kaynakları yöneticisinin kurumsal süreçlerde yaşadıklarına ve bunun işletmeye yansımalarına bir göz atalım.
Özel işletmeler için genellikle yaz aylarının başlangıcı, çalışanların yıllık izinlerini planlamak için harekete geçtikleri dönem oluyor. Çok fazla çalışanı bulunan bir şirket için işlerin aksamadan yürütülmesi ise yıllık izinlerinde doğru şekilde koordine edilmesi ile mümkün olabiliyor. Bu noktada çalışanın izin talebinde bulunması ile insan kaynaklarının talebi karşılaması arasında uzun bir süre bulunduğunda arada diğer çalışanlardan talepler birikebiliyor. Ortaya çıkan bu karışıklık çalışanların izin süreçlerini tehlikeye soktuğu gibi insan kaynakları için iş yükünün de katlanarak artması anlamına geliyor.
Buradan hareketle izin süreçlerini e-İmza ile değil de ıslak imza ile yürüten bir insan kaynakları birimini yıllık izin yoğunluğunda şu olumsuz sonuçlar bekliyor:
İnsan kaynakları için oldukça hızlı ve yoğun geçen yıllıkizinler döneminde ıslak imza yerine e-İmza kullanmak ise muhtemel bütünolumsuzlukların önüne geçmek için en iyi seçim. Her şeyden önce ıslak imzasüreçlerinde elektronik imza kullanan işletmeler hangi dönemde olursa olsundoğaya ve dünyaya karşı büyük bir sorumluluğu yerine getiriyor. Kâğıt vekırtasiye malzemelerinin kullanımını azaltmak, karbon ayak izinin küçülmesi vedolaylı olarak ekolojinin korunması anlamına geliyor. İşletme açısındanbaktığımızda ise yıllık izin döneminde e-İmza kullanımı şunlara olanak tanıyor:
İmza ve onay süreçlerinin dijital ortamda tamamlanmasısayesinde haftalarca sürecek belge trafiği saniyeler içinde tamamlanır.
Siz de insan kaynakları yönetiminde e-İmza kullanmayı tercih ederek tüm bu faydalara ortak olabilirsiniz. e-İmza altyapısı olarak Aç Bak İmzala’yı tercih ederek elektronik imza kullanımında gerçek rahatlık ve güvenliği keşfedebilirsiniz. İnsan kaynakları yönetiminde e-İmza kullanmanın faydaları ile ilgili olarak bu yazımıza da göz atmayı ihmal etmeyin!
